Technisches Facility Management von Störungen und Wartungsarbeiten.

Das Basispaket Technik bildet die grundlegenden Unternehmensprozesse im Bereich der technischen Objektverwaltung ab. Es besteht aus einem Ticketsystem zur Nachverfolgung objektbezogener Mängel oder Störungen und einem Maßnahmenmanagement zur Auftragsvergabe und Überwachung daraus hervorgehender Reparaturen und Wartungsarbeiten. Über das integrierte Vertragsmanagement können Service- und Dienstleistungsverträge vollumfänglich abgebildet und bezüglich vertraglicher Kündigungsfristen und der laufenden Service- und Wartungstermine automatisiert überwacht werden. Alle zahlungsrelevanten Daten sind für die Weitergabe zur automatisierten Verarbeitung an eine Finanzbuchhaltung vorbereitet.

Zentrale Basisfunktionen ermöglichen, die Daten miteinander zu verknüpfen und auszuwerten. Über das Workflowmanagement können Prozesse und Verantwortlichkeiten themenbezogen definiert werden. Eine integrierte Dokumentenablage ermöglicht das aufgabenbezogene Hinzufügen von Dokumenten und Bildern. Bedienoberflächen können bedarfsgerecht angepasst werden. Ein personalisiertes Dashboard unterstützt die individuelle Organisation von Terminen, Aufgaben und Auswertungen.

Das Modul Assets / Inventar bildet alle wesentlichen Merkmale baulicher und technischer Anlagen für die Asset- und Inventarverwaltung ab. Umfang und Ausprägung der Darstellung können dabei für unterschiedliche Kategorien bedarfsgerecht konfiguriert werden. Der so aufgebaute Bestand kann z. B. eingehenden Tickets zu Störungen oder Mängelmeldungen und nachfolgenden Maßnahmen zugeordnet werden. Die Verknüpfung der Assets zu Serviceverträgen ermöglicht die Einbindung der jeweiligen Service- und Wartungspläne.

Das Modul Einrichtung bildet die objektbezogene Einrichtung im Rahmen des baulichen und technischen Objektmanagements ab. Es ermöglicht die Beschaffung und strukturierte Erfassung erworbener Anlagegüter. Die Bestellungen werden über das manuelle Belegwesen generiert. Aus der Bestandsführung und dem Bestandsabgleich können Bestandsbewegungen dokumentiert und Einrichtungsmaßnahmen abgeleitet werden. Die integrierte Lagerverwaltung unterstützt das Durchführen von Inventuren.

Über das Modul Raumbuch erfolgt eine Aufteilung von Objekten in Räume, die eine Zuordnung zu darin befindlichen Assets, Störungen oder Maßnahmen ermöglicht. Hierzu können Flächen und Ausstattungen als spezifische Merkmale zu Räumen erfasst werden und Objekte innerhalb einer Liegenschaft bzw. Kostenstellen als betriebswirtschaftliche Einheit zugeordnet werden. Auf Basis der Raumstruktur können Asset-/Inventargüter innerhalb eines Gebäudes exakt verortet und Tickets sowie ausgelöste Maßnahmen durch den Raumbezug zugeordnet werden.

Das Modul Besuche ermöglicht die strukturierte Planung und Dokumentation von themenbezogenen Besuchen anhand bedarfsgerechter Checklisten mit standardisierten Antwortmöglichkeiten. Die Checklisten können als Prüflisten genutzt und von den Mitarbeitern vor Ort in Form eines intuitiv aufgebauten Fragebogens beantwortet werden. Für die Erstellung der Vorlagen stehen Funktionen zur Verfügung, die die Ausgestaltung erleichtern.

Das Modul Geodaten ermöglicht die räumliche Darstellung adressbezogener Daten auf weltweitem Kartenmaterial. Dabei visualisiert der integrierte Geodaten-Viewer Standorte und Objekte in thematisch aufbereiteten, skalierbaren Karten und bedarfsgerecht definierter Darstellung. Durch die Einbindung hinterlegter Objekt- und Vertragsdaten können Auswertungen angezeigt und relevante Informationen referenziert werden. Die intuitiven Ansichtsfunktionen entsprechen einem gängigen Geoinformationssystem (GIS), das auch die Möglichkeiten zum Im- und Export der geografischen Informationen beinhaltet.

Das Modul Budgetpläne ermöglicht eine umfassende Budgetplanung und -überwachung im Rahmen des technischen und baulichen Objektmanagements. Es bietet die budgetierte Auftragsvergabe und Steuerung von Abrechnungen auf Basis zeitraumbezogener Budgets und deren Aufteilung in PLAN, SOLL und IST. Dabei werden PLAN-Werte nach Freigabe fixiert und SOLL-Werte aus hinterlegten Aufträgen zusammen mit IST-Werten aus zugeordneten Rechnungen automatisch ermittelt. Durch die Verwendung von Vorlagen können Standards eingehalten werden.

Das Modul Buchungsbelege ermöglicht die Vorerfassung und automatische Weiterverarbeitung von Buchungsbelegen zu abschlussrelevanten Buchungsvorfällen im Hauptbuch der Finanzbuchhaltung in Form von Sachkontenbuchungen. Die automatisierte Aufbereitung der Buchungsdaten dient z. B. der Abgrenzung monatlicher Zahlungen und jährlicher Rückstellungen auf Basis ausstehender Neben- oder Instandhaltungskosten, Energie- oder Umsatzmietabrechnungen. Die Umsetzung entsprechender Anwendungsfälle benötigt eine kundenspezifisch abgestimmte Konfiguration.