Unsere Erfolgsgeschichte mit der Landgesellschaft Mecklenburg-Vorpommern.

Unser Hauptauftraggeber ist das Ministerium für Klimaschutz, Landwirtschaft, ländliche Räume und Umwelt des Landes M-V. Die verwaltete landwirtschaftliche Fläche beläuft sich auf ca. 900 Mio. m², sprich 90.000 ha. Das sind flächenmäßig rd. 130.000 Fußballfelder. Hinzukommen 23.500 ha zu verwaltende landeseigene Gewässerfläche. Für ca. 50.600 ha verpachten wir für das Land M-V und den Bund die Fischereirechte.

Mit dem An- und Verkauf von Flächen im Eigengeschäft unterstützen wir in Mecklenburg-Vorpommern vor allem landwirtschaftliche Betriebe, aber auch Infrastrukturprojekte, Naturschutzvorhaben, Ausgleichsmaßnahmen, Wohnungsbau- und Gewerbeansiedlungen.

Das bedeutet für uns im Flächengeschäft täglich eine erhebliche Anzahl eingehender Verträge, Rechnungen sowie Notar- und Behördenmitteilungen – immer noch alles in Papier. Durch klare Abläufe kommen diese Dokumente bei den zuständigen Bearbeitern im Fachbereich an, aber mit einem deutlichen Verwaltungsaufwand. Das wollten wir im Zuge unseres internen Digitalisierungsprozesses durch einen papierlosen Durchlauf der Bescheide innerhalb des Hauses verbessern.

Wir bearbeiten aktuell im Auftrags- und Eigengeschäft ca. 1.500 Bescheide für Steuern und Abgaben. Mit der Grundsteuerreform wird sich ab 2025 diese Zahl wesentlich erhöhen. Wir sind froh, dass aktuell der gesamte Dokumenteneingang dieser Bescheide vom Posteingang bis zur Bezahlung mit digitaler Unterstützung abläuft. Dabei sollten neben der Aufwandsreduzierung durch einen papierlosen Durchlauf auch die Dokumentensicherheit und die Transparenz verbessert werden. Welche Bescheide sind wann eingegangen? Wo finde ich diese, sicher abgelegt, jederzeit wieder? Berücksichtigt werden mussten dabei auch buchhalterische Belange im com.LIVIS, Anforderungen aus anderen Fachbereich wie z.B. der Hausverwaltung und die Abrechnung gegenüber unseren Auftraggebern.

Herausforderungen im Einführungsprozess waren für uns die Festlegung der organisatorischen Prozesse für den digitalen Workflow zur Bearbeitung der Bescheide und das Vereinbaren der neuen Arbeitsabläufe. Also: Wer erledigt WAS mit WEM bis WANN?

Geschafft haben wir das nur mit der fachlichen und organisatorischen Unterstützung von Com In.  Die Firma übernahm neben der Vor- und Nachbereitung von Workshops, auch die technische Programmierung der Dokumenteneingänge und der Scan-Software. Gemeinsam mit den zukünftigen Anwendern wurden klare verständliche neue Arbeitsabläufe und Kontrollmechanismen entwickelt. Anwenderschulungen vor der finalen Einführung der mit Com In erwiesen sich als äußerst sinnvoll, damit die Mitarbeiter die neuen Arbeitsabläufe verstehen und in der Praxis sicher anwenden können. Auch nach Inbetriebnahme des digitalen Prozesses stand Com In uns für weitere Optimierung zur Verfügung.

Wir können uns heute keine andere Lösung für die Bearbeitung der Bescheide vorstellen – niemand möchte die „alte Welt“ zurück. Und das gilt vor allem auch, weil wir die immensen Vorteile in der Corona-Zeit „live“ erlebt haben und heute für das störungsfreie Arbeiten im Homeoffice nutzen können.

Aktuell bereiten wir den Rechnungseingang für flächenbezogene Vorgänge sowie die digitale Akte für Verpachtung, An- und Verkäufe vor. Dabei zählen und freuen wir uns auf die Unterstützung von Com In als kompetenten Partner.

Kathrin Hogrefe, Teamleiterin Zentrale Aufgaben, Abteilung Grundstücksverkehr