ZUGFeRD & E-Rechnungen: Wie Unternehmen sich jetzt auf die Pflicht zum elektronischen Rechnungsversand vorbereiten sollten

Die Umstellung auf die elektronische Rechnung ist kein Zukunftsthema mehr – sie ist längst im Gange. Spätestens mit dem Pflichtversand ab dem 01.01.2027 wird die E-Rechnung zur neuen Normalität in der Geschäftskommunikation. Bereits seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – doch ein verbreitetes Missverständnis sorgt noch immer für Unsicherheit: Das PDF ist keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.

Warum ZUGFeRD mehr ist als ein PDF mit XML-Anhang

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das zwei Welten miteinander vereint:

• Ein visuell lesbares PDF-Dokument
• Eine eingebettete strukturierte XML-Datei, die maschinenlesbar ist

Doch ZUGFeRD ist weit mehr als eine PDF-Rechnung mit XML-Anhang: Es erfüllt den europäischen Standard EN 16931 und die Vorgaben des §14 UStG sowie der ERechV. Die maschinenlesbare Komponente ermöglicht es, Rechnungen vollautomatisiert zu verarbeiten – ohne Medienbruch, manuelle Datenerfassung oder Konvertierungsprobleme.

Im Gegensatz dazu:

Ein herkömmliches PDF ist nicht strukturierte elektronische Rechnung – sondern ein visuell orientiertes Dokument ohne Datenlogik. Auch wenn es digital verschickt wird, handelt es sich nicht um eine gültige E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Welche konkreten Schritte jetzt wichtig sind

Um sich auf die gesetzlichen Anforderungen und die Chancen der Digitalisierung vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:

1. Systemcheck und Bestandsaufnahme:
   • Welche Rechnungsformate werden aktuell empfangen und versendet?
   • Können vorhandene ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bereits mit ZUGFeRD oder XRechnung umgehen?
2. Formatentscheidung treffen:
   • Für die private Wirtschaft ist ZUGFeRD in der Regel praxisnäher, da es sowohl lesbar als auch verarbeitbar ist.
   • In der Kommunikation mit öffentlichen Stellen kann XRechnung erforderlich sein.
3. Technische Umsetzung planen:
   • Updates und Schnittstellen zu bestehenden Systemen integrieren
   • Versandprozesse automatisieren
4. Testphase einführen:
   • Versand- und Empfangsprozesse mit ausgewählten Partnern oder Kunden erproben
   • Validierung und Fehlerbehebung einplanen
5. Mitarbeitende und Partner informieren:
   • Schulungen durchführen
   • Standards und Verantwortlichkeiten definieren
6. Lieferanten- und Kundenkommunikation vorbereiten:
   • Erwartungen an E-Rechnungsformate, Übertragungswege und Dateninhalte abgleichen
   • Rahmenbedingungen frühzeitig klären

Wie Unternehmen sich rechtzeitig auf die Pflicht vorbereiten

Unternehmen, die heute noch keine E-Rechnungen versenden, sollten das Jahr 2025 nutzen, um schrittweise umzustellen. Die Einführung von ZUGFeRD bietet dabei eine zukunftsfähige Lösung für den elektronischen Rechnungsversand, die sowohl Compliance sichert als auch Effizienzpotenziale hebt.

Wer frühzeitig handelt, hat nicht nur rechtlich vorgesorgt, sondern profitiert auch von:

• schnelleren Durchlaufzeiten
• automatisierter Verarbeitung
• geringeren Kosten für Druck, Porto und Archivierung

Die E-Rechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch Chance – für mehr Transparenz, Effizienz und digitale Souveränität in der Finanzabwicklung.