Warum Softwareimplementierungen im Corporate Real Estate Management so oft scheitern – und wie man sie erfolgreich gestaltet.

Die Einführung von Software im Bereich des Corporate Real Estate Managements (CREM) stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen. Der Erfolg einer solchen Implementierung entscheidet oft darüber, ob Unternehmen ihre Immobilienstrategien effizient und zukunftsfähig gestalten können. Doch warum scheitern Softwareimplementierungen im CREM so häufig? Welche Hürden gibt es und wie kann man diese überwinden, um eine erfolgreiche Einführung sicherzustellen?

1. Fehlende strategische Planung und Integration in die Unternehmensstrategie

Eine Softwarelösung für das betriebliche Immobilienmanagement ist mehr als nur ein Tool zur Verwaltung des Immobilienportfolios. Sie ist ein zentrales Instrument, das die gesamte Immobilienstrategie eines Unternehmens unterstützt. Häufig wird jedoch der Fehler gemacht, die Software als rein technisches Projekt zu betrachten, ohne sie nahtlos in die übergeordnete Unternehmensstrategie zu integrieren.

Empfehlung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Einführung der Software in das gesamte CREM-Konzept eingebunden ist und die übergeordneten Ziele des Unternehmens unterstützt. Eine klare Roadmap, die sowohl kurz- als auch langfristige Ziele abdeckt, ist entscheidend, um die Softwarelösung optimal in den täglichen Betrieb zu integrieren. Dabei sollten auch alle relevanten Stakeholder im Unternehmen, wie das Facility Management, die Finanzabteilung und die Geschäftsführung, von Anfang an eingebunden werden.

2. Mangelnde Expertise in der Integration von CREM-Prozessen und Software

Die Verwaltung von Unternehmensimmobilien umfasst viele verschiedene Prozesse – von der Standortwahl und der Planung von Neubauten bis hin zum laufenden Betrieb und der Verwertung von Bestandsimmobilien. Diese komplexen Prozesse erfordern eine Softwarelösung, die nicht nur funktional ist, sondern auch tiefgehend auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche abgestimmt wird. Ohne entsprechendes Fachwissen in der Integration dieser Prozesse in die Software kann der Nutzen erheblich gemindert werden.

Empfehlung: Es ist wichtig, bei der Auswahl und Einführung von CREM-Software auf Experten zurückzugreifen, die sowohl die Software als auch die betrieblichen Immobilienprozesse verstehen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Lösung wirklich alle relevanten Aspekte des Immobilienmanagements abbildet – von der strategischen Planung bis hin zur operativen Umsetzung.

3. Fehlende abteilungsübergreifende Abstimmung und Change Management von Beginn an

CREM-Software ist eine unternehmensweite Lösung, die verschiedenste Fachbereiche miteinander vernetzt – von Expansion, Bau, Mietvertragsverwaltung und Facility Management über Controlling bis hin zur strategischen Immobilienplanung. Oft wird jedoch der Fehler gemacht, erst in der finalen Phase der Implementierung mit der aktiven Einbindung der Nutzer zu beginnen. Doch der eigentliche Wandel, den eine solche Software mit sich bringt, beginnt viel früher: bei der Abstimmung der Prozesse und der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Empfehlung: Erfolgreiches Change Management startet nicht erst mit der Softwareeinführung, sondern bereits in der Konzeptionsphase. Durch gezielte Workshops zu Beginn des Projekts sollten alle relevanten Fachbereiche einbezogen werden, um abteilungsübergreifende Prozesse zu definieren und Silos aufzubrechen. Diese frühzeitige Vernetzung hilft nicht nur dabei, die Anforderungen an die Software passgenau zu gestalten, sondern fördert auch die spätere Akzeptanz der Lösung. Wer Change Management erst mit der Produktivschaltung beginnt, läuft Gefahr, Widerstände und Ineffizienzen in der täglichen Nutzung zu riskieren.

4. Unrealistische Erwartungen an die Software im CREM

Bei der Einführung von Software im Bereich Corporate Real Estate Management wird häufig erwartet, dass die Lösung sofort alle operativen und strategischen Probleme löst. In der Praxis ist eine erfolgreiche Implementierung jedoch ein iterativer Prozess, der Zeit und regelmäßige Anpassungen benötigt. Gerade im CREM, wo sich Unternehmensstrategien und Marktbedingungen ständig ändern, müssen Softwarelösungen flexibel und anpassungsfähig sein.

Empfehlung: Gehen Sie mit einer realistischen Erwartungshaltung in den Implementierungsprozess. Der Übergang zu einer neuen CREM-Software sollte in Phasen erfolgen, um die Lösung Schritt für Schritt in die bestehenden Prozesse zu integrieren. Achten Sie darauf, dass die Software regelmäßig an neue Anforderungen und geänderte Marktbedingungen angepasst wird.

5. Fehlende Unterstützung nach der Implementierung im CREM

Die Einführung einer Software im Corporate Real Estate Management ist nur der erste Schritt. Eine kontinuierliche Betreuung und Anpassung der Softwarelösung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sie langfristig effizient und effektiv eingesetzt wird. Ohne regelmäßigen Support und kontinuierliche Optimierungen kann es passieren, dass die Software mit der Zeit ineffizient wird oder nicht mehr optimal zum Unternehmensbedarf passt.

Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwarelösung nicht nur während der Implementierung unterstützt wird, sondern auch danach kontinuierlich überwacht und optimiert wird. Ein langfristiger Support ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre CREM-Software stets an die sich verändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst wird. Dies umfasst auch regelmäßige Updates und Schulungen, um neue Funktionen oder Markttrends schnell zu integrieren.

 

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